Copertura di evacuazione quando l'intero team si trova su una singola imbarcazione

Un'emergenza medica cambia il viaggio per tutti

Quando il vostro gruppo viaggia su una singola nave da spedizione, l'emergenza medica di una sola persona diventa un problema operativo per l'intero gruppo. Nel Passaggio di Drake, intorno alla South Georgia o nell'alto Artico, la struttura medica idonea più vicina può trovarsi molto distante e sarà il meteo a decidere cosa accadrà in seguito.

Per un segretario di un club, un ricercatore principale o un responsabile di un workshop, questo è il motivo più chiaro per includere l'assicurazione nella preparazione del gruppo, invece di lasciarla al singolo individuo. State già coordinando cabine, manifesti, attrezzature, piani di arrivo e documenti dell'operatore. Se qualcuno si ammala gravemente o si fa male, la nave, l'operatore, il team medico, i contatti familiari e il vettore avranno tutti bisogno di informazioni accurate in tempi rapidi.

Expedition Insure valuta l'idoneità rispetto alle polizze che coprono le attività di spedizione, laddove le comuni polizze di viaggio retail le escludono, nel rispetto dei termini del vettore. Avrete un unico organizzatore, un unico account manager che gestisce l'intero gruppo, e i dati personali di ogni membro verranno raccolti direttamente da loro.

Questa pagina riguarda i viaggi in nave. Se il vostro gruppo trascorre del tempo anche a terra, leggete assicurazione per il campeggio in Antartide e assicurazione per immersioni polari. Per informazioni più ampie sul processo di organizzazione, tornate al hub dell'assicurazione per spedizioni di gruppo.

Una nave condivisa non significa una copertura condivisa

Il vostro gruppo condivide la nave, l'itinerario, il medico di bordo e il sistema meteorologico. L'assicurazione, tuttavia, rimane stipulata e valutata persona per persona. Ogni viaggiatore necessita della propria documentazione, dei propri dati di assicurato nominato, delle proprie date di viaggio e della propria valutazione di idoneità.

Questa distinzione è fondamentale perché il bisogno medico appartiene a una singola persona, mentre le conseguenze si estendono a tutta la nave. Il capitano potrebbe cambiare rotta. La nave potrebbe rallentare, tornare verso un porto, incontrare un'altra imbarcazione o mantenere la posizione in attesa che venga organizzato un trasferimento. Gli sbarchi pianificati, le sessioni di workshop, l'attività di ricerca, le operazioni radio e l'osservazione della fauna selvatica subiscono ritardi o cancellazioni mentre l'equipaggio interviene.

Un organizzatore non può contare sul fatto che la nave disponga di personale medico e di un piano di emergenza. Questi sono componenti importanti del sistema di sicurezza dell'operatore e non sostituiscono la necessità per ogni viaggiatore di stipulare la propria assicurazione. L'operatore gestisce il viaggio in sicurezza. L'assicurazione del viaggiatore copre le spese mediche idonee e le procedure di evacuazione medicalmente necessarie, secondo i termini del vettore.

Non dare per scontato che la copertura di un membro si estenda a un altro membro del gruppo. Un partner, un collega, un compagno di cabina o un compagno di squadra sul campo possono aiutare a trasmettere informazioni. La loro posizione assicurativa è separata.

Spese mediche ed evacuazione medica sono concetti differenti

Gli organizzatori tendono a usare la parola "evacuazione" per ogni evento medico. In pratica, le spese mediche di emergenza e l'evacuazione medica sono concetti correlati ma distinti.

Le spese mediche di emergenza coprono il trattamento idoneo richiesto in seguito a un malore o a un infortunio del viaggiatore durante il viaggio assicurato. Su una nave da spedizione, ciò inizia con la valutazione e il trattamento da parte del personale medico di bordo. A seconda della situazione, prosegue con cure cliniche, ospedaliere, farmaceutiche, diagnostiche o specialistiche una volta che il viaggiatore raggiunge una struttura idonea.

L'evacuazione medica riguarda il trasporto che sia medicalmente necessario per raggiungere tale trattamento. Il trasporto può comportare la deviazione di una nave, l'uso di un tender o un trasferimento a terra, l'incontro con un'altra imbarcazione, un collegamento aereo non appena le condizioni lo consentono o un ulteriore spostamento da un porto remoto. Il percorso dipende dalle condizioni del paziente, dalla posizione della nave, dal meteo, dalle infrastrutture locali e dai consigli dei professionisti medici.

La questione per un organizzatore non è se un elicottero sarà sempre disponibile. Nelle regioni polari, non lo sarà. La questione è se il processo di assistenza del vettore possa coordinare una risposta idonea e medicalmente necessaria una volta presa una decisione medica qualificata, nel rispetto dei termini della polizza e delle circostanze.

Prima della partenza, chiedi al tuo account manager quale documentazione ogni membro debba portare con sé e come funzioni il processo di contatto in caso di emergenza. L'account manager non può prendere decisioni mediche né prevedere l'esito di un sinistro. Può però mantenere organizzate le informazioni del gruppo e indirizzare i membri verso il canale di assistenza corretto.

La ricerca e il soccorso non sono un'evacuazione medica

I due concetti vengono spesso confusi perché entrambi coinvolgono luoghi remoti, imbarcazioni, velivoli e servizi di emergenza.

La ricerca e il soccorso (Search and Rescue) è la risposta volta a localizzare e recuperare una persona scomparsa, isolata o in pericolo immediato. È diretta dalle autorità marittime, dai servizi di coordinamento del soccorso, dall'operatore o da altri soccorritori competenti. L'elemento scatenante è una situazione di pericolo urgente, non una richiesta di trasporto.

L'evacuazione medica inizia quando una condizione medica richiede il trasporto verso cure adeguate. Un viaggiatore può trovarsi in perfetta sicurezza sulla nave e avere comunque bisogno di un'evacuazione perché le strutture di bordo non sono più appropriate per la sua condizione.

Per gli organizzatori la regola operativa è semplice: seguire il capitano, il leader della spedizione, il team medico di bordo e le autorità locali di emergenza. Non tentare di organizzare trasporti privati durante un'emergenza in corso. Una volta avviate le azioni di sicurezza immediate, il membro o il suo rappresentante contatta il servizio di assistenza pertinente non appena possibile.

Come il Passaggio di Drake e l'alto Artico influenzano le decisioni

Il Passaggio di Drake è impegnativo perché le condizioni cambiano rapidamente, le distanze sono considerevoli e le opzioni di rotta dipendono dalla posizione della nave e dai porti disponibili. Una nave che si trova tra Ushuaia e la Penisola Antartica non è ormeggiata accanto a un ospedale cittadino. Un evento medico potrebbe richiedere una valutazione clinica in mare, seguita da una modifica del piano di viaggio.

L'alto Artico crea vincoli diversi ma altrettanto rilevanti. Svalbard, la Groenlandia e altre rotte artiche comportano lunghe distanze, strutture limitate, ghiaccio marino, accesso aereo variabile e un meteo che detta i tempi del trasferimento. Il luogo più adatto per il trattamento spesso non è il punto più vicino sulla mappa.

Ecco perché un organizzatore non dovrebbe promettere ai membri un metodo di evacuazione o una tempistica specifica. Il team medico e l'operatore decidono la risposta pratica più sicura. L'assistenza assicurativa coordina le procedure idonee in base a tale risposta, nel rispetto dei termini del vettore.

Se il tuo gruppo include fotografi che viaggiano con attrezzatura specialistica, consulta assicurazione per la fotografia d'espedizione. I team di ricerca possono utilizzare assicurazione per spedizioni di citizen science durante la preparazione delle informazioni sui membri e sulle attività.

Cosa verificare con l'operatore

L'operatore è l'unica fonte affidabile per le procedure della nave. Inserisci questi punti nella checklist pre-partenza.

Capacità medica di bordo

Chiedi se sono disponibili medici, infermieri, paramedici o supporto di telemedicina, quali strutture sono presenti a bordo e come l'operatore gestisce le informazioni mediche riservate. Non chiedere all'operatore di interpretare la copertura assicurativa di un singolo individuo. Chiedi informazioni sulle operazioni.

Processo di comunicazione di emergenza

Conferma chi deve contattare l'organizzatore se un membro del gruppo non sta bene, chi contatta i familiari e se l'operatore necessita di una copia della conferma dei benefici di ogni membro prima dell'imbarco.

Procedura di deviazione e trasferimento

Chiedi come il capitano e il team medico valutino una deviazione, quali porti o punti di trasferimento siano rilevanti per l'itinerario e come l'operatore comunichi le modifiche all'itinerario al resto del gruppo.

Requisiti per le attività

Conferma ogni attività pianificata, inclusi i collegamenti con i gommoni (zodiac), gli sbarchi a terra, il campeggio, le immersioni, il lavoro sul campo scientifico, l'istruzione fotografica e l'attività radio amatoriale. In questo modo, ogni membro avrà una descrizione accurata su cui fare riferimento quando verrà valutata la propria idoneità.

Scadenza dei documenti

Segna la scadenza dell'operatore per l'invio della prova di copertura. Le scadenze per i manifesti e l'imbarco intervengono molto prima dell'inizio del viaggio, specialmente quando l'operatore deve revisionare i documenti di ogni passeggero.

Coordinare senza diventare l'assicuratore di tutti

A buon organizzatore gestisce il processo senza assumersi la responsabilità delle decisioni assicurative altrui. Tieni la tua lista segnando se ogni membro ha inviato i propri dati, ricevuto il proprio documento di conferma individuale e fornito le prove richieste dall'operatore. Non occuparti dei dettagli medici.

Fornisci al gruppo un'unica istruzione. Rispondi accuratamente alle domande dell'account manager, esamina i documenti risultanti e poni eventuali domande prima della scadenza dell'operatore. Ogni membro verificherà che il proprio nome, le date, la destinazione e le attività pianificate siano riportati correttamente.

Il tuo account manager centralizza tutta l'amministrazione. Questo è di enorme valore quando gli ultimi due membri non hanno ancora fornito i propri dati all'account manager o quando l'operatore richiede un chiarimento. L'idoneità rimane individuale e soggetta ai termini del vettore.

Invia la richiesta di gruppo

Prima della chiusura del manifesto della nave, invia una richiesta di gruppo indicando il percorso, le attività, la finestra di partenza e il numero previsto di membri. Assegneremo al tuo gruppo un account manager che si occuperà di tutto il resto.