Stai organizzando una spedizione per un intero gruppo. Gestiamo la copertura per le attività escluse dalle polizze di viaggio retail e valutiamo ogni singolo viaggiatore.
Organizzare una spedizione significa gestire molto più di una semplice prenotazione. Ti occupi di raccogliere nomi, date di nascita, dettagli di residenza e prove di copertura, mentre l'operatore fissa le scadenze e i membri del gruppo cambiano continuamente programmi. Ci occupiamo noi di tutto questo. Una singola richiesta copre l'intero gruppo e il viaggio viene valutato in base a una copertura specifica per viaggi di spedizione, anziché rispetto a una polizza per vacanze.
Le polizze di viaggio retail escludono o limitano le attività che rendono possibile una spedizione. Viaggiare verso l'Antartide, l'Artide, la Georgia del Sud, le Svalbard o la Groenlandia comporta rotte remote, attività specialistiche e requisiti dell'operatore che necessitano di un percorso ponderato. Valutiamo se il tuo gruppo e ogni singolo viaggiatore possano essere idonei alla copertura secondo le polizze che coprono le attività di spedizione, previa accettazione dei termini dell'assicuratore.
Cinque tipologie di gruppi si rivolgono ripetutamente a noi. Ognuna incontra lo stesso ostacolo, ma per motivi diversi.
Un team di un club viaggia per attivare un'isola remota o un sito antartico, spesso raggiungibile con imbarcazioni charter e spesso per settimane in una località disabitata. Le apparecchiature di trasmissione si spostano con il team, antenne e torri vengono montate all'arrivo e le date di attivazione variano in base al meteo. Di solito, un funzionario del club organizza il tutto per tutti. Vedi assicurazione viaggio per DXpedizioni.
Team di ricerca universitari, squadre di rilievo di ONG e posti per citizen science su una nave da spedizione. L'istituzione ospitante o l'operatore richiedono solitamente una prova documentata della copertura prima che chiunque embarchi, e il lavoro sul campo conta come molto più di un semplice semplice sightseeing una volta che il lavoro con piccole imbarcazioni e il campionamento rientrano nel piano. I partecipanti arrivano con età e nazionalità miste, e le scadenze dei finanziamenti non sono flessibili. Vedi assicurazione per spedizioni di citizen science.
Leader di workshop, tour fotografici e troupe documentaristiche. La distinzione tra la copertura medica di viaggio e la copertura per l'attrezzatura è il punto in cui questi gruppi riscontrano problemi, e droni, teleobiettivi, utilizzo di zodiac e sbarchi a terra devono tutti essere dichiarati come attività pianificate. I membri della troupe spesso si uniscono in un secondo momento, e un leader che tecnicamente sta lavorando piuttosto che facendo vacanza viene valutato diversamente da un partecipante pagante. Vedi assicurazione per fotografia di spedizione.
Team di subacquei e gruppi di sci alpinismo si scontrano con esclusioni per attività pericolose che annullano direttamente una polizza ordinaria, anziché limitarla semplicemente. Alle immersioni si applicano certificazioni e condizioni di profondità, agli sciatori si applicano terreni con crepacci e valanghe, e entrambi necessitano di una visione realistica dell'accesso al trattamento iperbarico e dell'evacuazione da una nave o da un ghiacciaio. Vedi assicurazione per immersioni polari.
Gruppi che campeggiano sul continente, che si tratti di una notte a terra da una nave da spedizione o di un campo base avanzato per una stagione. L'esposizione notturna sul ghiaccio cambia la valutazione, così come il punto in cui il campeggio termina e inizia l'alpinismo. La logistica supportata da voli, i cambiamenti dettati dal meteo e le tempistiche di evacuazione da un campo devono tutti far parte della richiesta. Vedi assicurazione per campeggio in Antartide.
L'idoneità dipende dall'itinerario, dalle attività, dalla residenza, dai dettagli del viaggiatore e dalla valutazione dell'assicuratore.
Come organizzatore, hai bisogno di risposte senza diventare l'amministratore assicurativo di tutti gli altri. Una sola persona gestisce l'intero gruppo, quindi domande, documenti e prossimi passi arrivano tutti nello stesso posto. Questo è fondamentale quando un operatore richiede la prova della copertura entro una data fissa, quando un partecipante ha bisogno di chiarimenti su un'attività o quando l'itinerario cambia. Niente più inseguimenti attraverso decine di catene di email separate.
Un unico account manager gestisce l'intero gruppo. Coordina l'onboarding, spiega quali informazioni necessita l'assicuratore e aiuta il gruppo a rispettare le scadenze. Non sostituisce la valutazione individuale, ma rende il processo gestibile per chi lo coordina.
Il tuo account manager raccoglie direttamente i dati di ogni viaggiatore. Non dovrai ricopiare elenchi, inseguire informazioni private o cercare di indovinare lo stato di salute, la residenza o i programmi di viaggio di un altro adulto.
Il singolo passaggio è più importante di quanto sembri. Un membro vive in un paese diverso. Un altro ha prenotato voli separati per l'andata e il ritorno. Un altro si unisce sei settimane dopo tutti gli altri e si aspetta di inserirsi direttamente nel gruppo. Ognuno di questi dati appartiene al viaggiatore ed è valutato per il proprio merito, in conformità con i termini dell'assicuratore.
Ti garantisce inoltre una documentazione ineccepibile quando l'operatore richiede la prova che ogni persona nel manifesto di bordo abbia stipulato una copertura adeguata. I documenti vengono emessi per singola persona, poiché ogni individuo viene valutato come tale.
A una prima richiesta utile descrive la spedizione, non i singoli individui. Destinazione, date approssimative, l'operatore, il numero previsto di viaggiatori, l'elenco completo delle attività (incluse quelle opzionali e quelle soggette al meteo) e qualsiasi requisito assicurativo che l'operatore abbia già indicato per iscritto. Specifica se il gruppo viaggia da un unico paese o da diversi.
Segnala qualsiasi attività che esuli dal normale turismo: campeggio a terra, immersioni, lavoro con antenne e torri, accesso a fotografie con droni o in zone remote, spostamenti su ghiacciai, lavoro sul campo. Sono proprio questi i dettagli che determinano il percorso assicurativo, ed è molto più facile risolverli durante la fase di pianificazione piuttosto che nella settimana precedente la chiusura del manifesto di bordo.
Quando l'itinerario e l'elenco delle attività sono pronti, utilizza il modulo di richiesta per gruppi qui sotto. Indicaci la destinazione, le attività, le date e la composizione del gruppo.
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