Organiser une expédition signifie bien plus que simplement réserver des couchettes. Vous collectez des noms, des dates de naissance, des détails de résidence et des preuves de couverture, tandis que l'opérateur fixe des échéances et que vos membres changent constamment de programme. Nous nous en chargeons pour vous. Une seule demande couvre l'ensemble du groupe, et le voyage est évalué par rapport à une couverture rédigée pour le voyage d'expédition plutôt que par rapport à une police de vacances classique.
Couverture pour les activités exclues par les polices grand public
Les polices de voyage grand public excluent ou restreignent les activités qui rendent une expédition possible. Les voyages en Antarctique, dans l'Arctique, à South Georgia, au Svalbard ou au Groenland impliquent des itinéraires isolés, des activités spécialisées et des exigences d'opérateurs qui nécessitent une approche réfléchie. Nous évaluons si votre groupe et chaque voyageur sont éligibles à une couverture sous les polices couvrant l'activité d'expédition, sous réserve des conditions de l'assureur.
Les groupes d'expédition que nous couvrons
Cinq types de groupes font appel à nous régulièrement. Chacun se heurte au même obstacle, mais pour des raisons différentes.
DXpeditions de radioamateurs
Une équipe de club voyage pour activer une île isolée ou un site antarctique, souvent par navire de location et souvent pour plusieurs semaines dans un lieu inhabité. L'équipement de transmission voyage avec l'équipe, les antennes et les tours sont déployées à l'arrivée, et les dates d'activation changent selon la météo. Un responsable de club organise généralement l'ensemble pour tout le monde. Voir Assurance voyage DXpedition.
Expéditions de sciences citoyennes et de recherche
Équipes de terrain universitaires, groupes de relevés d'ONG et participants à la science citoyenne sur un navire d'expédition. L'institution d'accueil ou l'opérateur exige généralement une preuve documentaire de couverture avant tout embarquement, et le travail de terrain compte comme plus que du simple tourisme dès que le travail en petite embarcation et l'échantillonnage sont au programme. Les participants arrivent avec des âges et des nationalités variés, et les calendriers de subventions sont rigides. Voir Assurance expédition scientifique citoyenne.
Photographie et film d'expédition
Responsables d'ateliers, circuits photo et équipes de documentaire. C'est la distinction entre la couverture médicale de voyage et la couverture du matériel qui piège ces groupes ; les drones, les téléobjectifs, l'utilisation de zodiacs et les débarquements sur la côte doivent tous être déclarés comme activités prévues. L'équipe rejoint souvent le groupe tardivement, et un responsable qui travaille techniquement plutôt que de partir en vacances est évalué différemment d'un participant payant. Voir Assurance photographie d'expédition.
Plongée polaire et ski de randonnée
Les équipes de plongée et les groupes de ski de randonnée sont confrontés à des exclusions d'activités dangereuses qui annulent purement et simplement une police ordinaire, sans simplement la limiter. Des conditions de certification et de profondeur s'appliquent aux plongeurs, des terrains de crevasses et d'avalanches s'appliquent aux skieurs, et les deux ont besoin d'une vision réaliste de l'accès aux traitements hyperbares et de l'évacuation depuis un navire ou un glacier. Voir Assurance plongée polaire.
Camping en Antarctique
Groupes campant sur le continent, que ce soit pour une nuit à terre depuis un navire d'expédition ou pour un camp de base profond pendant une saison. L'exposition nocturne sur la glace modifie l'évaluation, tout comme le point où le camping s'arrête et où l'alpinisme commence. La logistique soutenue par les vols, les changements dictés par la météo et les délais d'évacuation depuis un camp font tous partie de la demande. Voir Assurance camping en Antarctique.
L'éligibilité dépend de l'itinéraire, des activités, de la résidence, des détails du voyageur et de l'évaluation de l'assureur.
Un organisateur, un seul contact
En tant qu'organisateur, vous avez besoin de réponses sans devenir l'administrateur d'assurance de tout le monde. Une seule personne s'occupe de votre groupe entier, de sorte que les questions, les documents et les prochaines étapes arrivent tous au même endroit. Cela est crucial lorsqu'un opérateur demande une preuve de couverture à une date fixe, lorsqu'un participant a besoin d'une clarification sur une activité, ou lorsque l'itinéraire change. Pas besoin de courir après les informations à travers une douzaine de fils de discussion e-mails distincts.
Un gestionnaire de compte s'occupe de l'ensemble de votre groupe. Il coordonne l'intégration, explique les informations dont l'assureur a besoin et permet au groupe de respecter ses échéances. Il ne remplace pas l'évaluation individuelle. Il rend le processus gérable pour la personne qui le porte.
Chaque voyageur est évalué sur ses propres informations
Votre gestionnaire de compte recueille les informations de chaque voyageur directement. Vous n'avez pas à ressaisir une liste, à courir après des informations privées ou à deviner la santé, la résidence ou les modalités de voyage d'un autre adulte.
L'étape individuelle est plus importante qu'elle n'en a l'air. Un membre vit dans un pays différent. Un autre a réservé des vols séparés pour l'aller et le retour. Un autre rejoint le groupe six semaines après tout le monde et s'attend à s'intégrer directement. Chacun de ces faits appartient au voyageur, et chacun est évalué selon ses propres mérites, sous réserve des conditions de l'assureur.
Cela vous garantit également un dossier impeccable lorsque l'opérateur demande la preuve que chaque personne sur le manifeste a souscrit une couverture appropriée. Les documents sont émis par personne, car chaque personne est évaluée en tant qu'individu.
Que nous envoyer en premier
A une première demande utile décrit l'expédition, et non les individus. La destination, les dates approximatives, l'opérateur, le nombre prévu de voyageurs, la liste complète des activités (y compris les parties optionnelles et dépendantes de la météo), et toute exigence d'assurance déjà formulée par écrit par l'opérateur. Précisez si le groupe voyage depuis un seul pays ou plusieurs.
Signalez tout ce qui sort du cadre du tourisme ordinaire : camping à terre, plongée, travail sur antennes et tours, photographie par drone ou à distance, déplacement sur glacier, travail de terrain. Ce sont ces détails qui déterminent la marche à suivre, et il est bien plus facile de les résoudre pendant que le groupe est encore en phase de planification que la semaine précédant la clôture du manifeste.
Lorsque votre itinéraire et votre liste d'activités sont prêts, utilisez le formulaire de demande de groupe ci-dessous. Indiquez-nous la destination, les activités, les dates et la composition du groupe.
